Правила заполнения трудовой книжки работника. Как заполнять трудовую книгу Заполнение трудовой книжки образец образование

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка - бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) - об этом говорится в п. 41 Правил .

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица - лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (см. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете , утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Трудовая книжка – официальный документ, главное предназначение которого состоит в отражении трудового стажа гражданина, в том числе общего, непрерывного и специального.

Учет осуществляется строго по датам. В данной статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с заполнением, хранением и учетом данного документа.

Законодательное урегулирование ведения данного документа

Основными законодательными актами, которые в настоящее время регулируют вопросы хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, являются:

Трудовой Кодекс нашей страны со всеми его изменениями и поправками с момента принятия.
Постановление исполнительного органа – Правительства России под номером 225 «О трудовых книжках».
Инструкция по заполнению трудовых книжек, указанная в постановлении Правительства РФ под номером 69.

Зачастую в вышеперечисленных документах обнаруживается немалое количество противоречий. Если и вы столкнулись с подобной ситуацией, помните – руководствоваться следует главным актом – Трудовым Кодексом.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Согласно действующему российскому законодательству ответственность за вопросы, связанные с трудовыми книжками в организации, лежит на плечах работодателя . Непосредственную же ответственность за все вопросы, связанные с трудовыми книжками (ведение, хранение) отвечает назначенное им лицо – например, директор по персоналу. Таким образом, при отсутствии в организации данного сотрудника всеми кадровыми вопросами, в том числе и заполнением трудовых книжек, ведает руководитель.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Общие правила заполнения

Трудовая книжка – документ, который обязан иметь каждый сотрудник организации, входящий в на протяжении не менее 5-ти дней и для которого данное место работы является основным.

Оформление трудовых книжек также должно осуществляться в отношении сезонных и временных работников и тех, кто подлежит социальному страхованию.

Сокращения при заполнении трудовой книжки не допускаются – все записи должны быть прописаны полностью. Кроме того, каждая запись нумеруется арабскими цифрами. Если необходимо проставить цифру до 10 – например, 7 марта, то перед ней ставится 0.

При приеме каждого сотрудника на работу ответственное лицо должно удостовериться в подлинности представляемого им документа. Во-первых, на титульном развороте трудовой книжки обязательно должна находиться печать – штамп первой организации, в которой трудился гражданин. Без данного элемента трудовая книжка считается недействительной. Также кадровику необходимо сверить паспортные данные. При ненадлежащем оформлении документа за счет работника оформляется его дубликат.

В трудовую книжку не допустимо внесение сведений о каких бы то ни было взысканиях со стороны руководства. Исключением из данного правила является пометка об увольнении.

Инструкция по правильному ведению

Рассматриваемый нами документ имеет простую структуру – он содержит всего три раздела :

сведения о гражданине;
сведения о его трудовом пути;
сведения о награждениях.

Данные о сотруднике располагаются на титульном развороте трудовой книжки и представляют собой информацию об имени человека, его дате рождения, уровне образования и полученной профессии. Прописывать вышеперечисленные сведения можно только в полностью, сокращения не допускаются .

В качестве подтверждения используются соответствующие документы – оригинал паспорта или другого документа, удостоверяющего личность и диплом о профессиональном образовании. Закрепляется оформление главного листа трудовой книжки печатью организации, а также подписями работника и кадровика.

Второй раздел трудовой книжки – сведения о работе – предполагает проставление данных о приеме сотрудника на работу, переводах и факте увольнения. При этом обязательно должна быть проставлена дата, должность и юридическое название компании. Также все записи сопровождаются номером соответствующего документа – например, приказа и штампом юридического лица.

В третьем разделе менеджером по персоналу или другим ответственном лицом фиксируются все достижения работника, полученные им за период работы в данной компании. Указывается дата получения награды, ее наименование и номер приказа.
При окончании любого из вышеперечисленных разделов за счет работника оформляется так называемый вкладыш в трудовую книжку.

Правила и нюансы ведения трудовых книжек на предприятиях изложены в следующем видеоматериале:

Распространенные ошибки и неточности

К основным ошибкам , допускаемым сотрудниками службы по персоналу при заполнении трудовой книжки и последующем внесении записей в данный документ, являются:

Неточности в имени, фамилии и отчестве лица.
Ошибки при указании даты – например, указание месяца прописью, в то время как это необходимо делать арабскими цифрами.
Неполное указание информации об уровне образования гражданина – например, отсутствие сведений о получении гражданином второго диплома.
Отсутствие данных о специальности работника.
Отсутствие подписей – как самого сотрудника, так и ответственного лица за его прием на работу.
Отсутствие штампа организации.
Использование печати отдела кадров вместо печати юридического лица.
Путаница в разделах трудовой – например, внесение данных о работе в раздел о награждениях.

Образец заполнения трудовой книжки

Согласно существующим правилам зачеркивания для ошибок ни в одном из разделов трудовой книжки не допускаются. Исправить положение можно только путем признания неправильной записи недействительной и внесением новой.

Правила заполнения вкладыша

При окончании трудовой книжки вовсе не обязательно заводить новый документ – достаточно сделать вкладыш . Порядок его оформления абсолютно аналогичен порядку оформления трудовой книжки. В соответствии с правилами вкладыш обязательно должен быть , а вот каким образом это делать – в каком месте размещать, какими нитками пользоваться – законодательство не говорит.

Несмотря на то, что с технической точки зрения рациональнее всего вшивать вкладыш в середину трудовой книжки, все же лучше сделать это в конце документа, так как в первом случае возможны неудобства с разбивкой записей. В подавляющем большинстве случаев для этого применяют суровые нитки и делают около 4-х проколов.

В самой трудовой книжке ответственное лицо обязано указать серию и номер вкладыша и поставить соответствующую печать. Штамп можно поставить в нескольких местах – например, на титульном развороте или на внутренней стороне оборота. Главное требование – ставить печать необходимо таким образом, чтобы она не перекрывала собой других надписей.

Обязанность оплаты расходов за оформление вкладыша в трудовую полностью ложится на работника. Однако в некоторых случаях, например, при порче документа не по его вине, внести денежные средства необходимо будет виновнику.

Дубликат: когда он необходим, порядок его оформления

К числу основных обстоятельств, при которых требуется выдача дубликата трудовой, можно отнести ее потерю и сильный износ, при котором дальнейшее пользование документом невозможно.

Согласно существующим правилам, в случае потери работником трудовой книжки сотрудник кадровой службы обязан в течении 15 рабочих дней выдать работнику новый документ. Отсчет данного срока начинается с того момента, как ответственное лицо получит заявление гражданина об утере трудовой книжки, где будут указаны все обстоятельства, при которых произошло данное происшествие.

При выдаче нового документа – дубликата – менеджеру по персоналу необходимо сделать пометку «Дубликат» на титульной странице вверху с правой стороны.

В том случае, если утеря трудовой книжки произошла до поступления человека в данную организацию, и он уже имел официальное место работы, то первым делом кадровик должен указать трудовой стаж гражданина. При этом работнику в качестве доказательства своего стажа потребуется представить справки, приказы и другие документы.

Хранение и учет

Трудовая относится к числу документов строгой отчетности, поэтому порядок их хранения и учета четко установлен на законодательном уровне.

Так, согласно одному из постановлений Правительства России в каждой компании обязательно должны присутствовать книги по учету трудовых книжек . Первая из них носит название приходно-расходной и предназначена для ведения контроля бланков и вкладышей рассматриваемого кадрового документа. Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обоих случаях требуется соблюдение определенных правил по ведению подобного рода документов – нумерации каждого листа, прошивки, заверения подписью ответственного лица (как правило, руководителя организации), скрепления соответствующей печатью или пломбировки.

При игнорировании руководством юридического лица требования по ведению книг учета и хранения трудовых книжек им грозит наказание в виде административного штрафа, величина которого колеблется от 1000 до 50 000 рублей.

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек

Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 16.11.2016, N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

В соответствии с (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162" ;

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 года N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 года N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства" ;

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 года N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252)" .

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации
А.Починок

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
11 ноября 2003 года,
регистрационный N 5219

Приложение N 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" , устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
(Абзац в редакции, введенной в действие с 27 ноября 2016 года приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория, и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 года определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 ", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 " или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт .

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" .

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п.3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Приложение N 2. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее


От кого получено	Осно- вание
или кому отпущено	(наиме- нование	Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
	документа, N и дата)		вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)

Приложение N 3. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владе-
льца трудовой

Серия и номер трудо-
вой книжки или

Долж-
ность, профессия, специаль- ность

Наимено-
вание места работы (с указа-
нием

Дата и N приказа (распоря-
жения) или иного

Расписка ответствен-
ного лица, при-
нявшего или

Получено за запол-
ненные трудо-
вые книжки

Дата выдачи
на руки трудо-
вой книжки

Расписка работ-
ника в полу-
чении трудовой книжки

вклады-
ша в нее

работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

струк-
турного подразде-
ления) куда принят работник

решения работода-
теля, на основании которого произведен прием работника

заполнив-
шего трудовую книжку

или вклады-
ши в них (руб.)

при уволь-
нении (прекраще-
нии трудового договора)

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Поскольку трудовая книжка является юридически значимым документом, подтверждающим трудовой стаж каждого работника, к ее заполнению предъявляются повышенные требования. Правила заполнения трудовых книжек являются общими для всех работодателей, на которых и возлагается ответственность за ведение этих документов.

Из статьи вы узнаете:

каковы основные правила заполнения трудовых книжек в 2016 году;
какие правила установлены для заполнения трудовых книжек при приеме на работу;
какие действуют правила заполнения трудовой книжки при увольнении;

Основные правила заполнения трудовых книжек в 2016 году

Трудовую книжку обязательно должен иметь каждый сотрудник предприятия, с которым заключен трудовой договор на временной или же постоянной основе. Если для сотрудника данная организация является первым рабочим местом, обязанность работодателя - завести на имя нового работника новую трудовую книжку и внести в нее все его личные сведения. Если данное рабочее место у человека уже не первое, при поступлении он должен в обязательном порядке предъявить работодателю полученную ранее трудовую книжку. Кадровик обязан проверить правильность уже внесенных в нее записей и принять документ на ответственное хранение.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

На первой странице трудовой указываются личные данные владельца, в том числе:

Фамилия, имя и отчество (они должны совпадать с данными, указанными в паспорте);
Дата рождения (пишется арабскими цифрами);
Сведения об образовании, специальности (на основании документов об образовании);
Дата заполнения трудовой книжки (нужно проверить, чтобы расхождение с датой приема на первое рабочее место было не более 5 дней);
Подписи ответственного сотрудника отдела кадров (с указанием должности) и владельца трудовой книжки с расшифровкой, разборчивым почерком;
Печать предприятия, заверяющая внесенные сведения.

Правила заполнения трудовых книжек в 2016 году, в том числе, их копий, дубликатов и вкладышей в них, а также внесения в них исправлений изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69, а также Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.

Основная часть трудовой книжки состоит из двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о вознаграждениях», они поделены на графы, записи в которые вносятся в строго установленном порядке, ручкой с черными, фиолетовыми или синими чернилами, разборчивым почерком. Исправления не допускаются - при обнаружении ошибки запись признается недействительной и корректные данные вносятся отдельной записью под новым порядковым номером.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек, каждой записи присваивается очередной порядковый номер. Его необходимо занести в графу 1. В графу 2 вносится дата записи, которая должна соответствовать дате документа, на основании которого сведения вносятся. В графе 3 указываются сведения о работе владельца трудовой книжки - приеме на работу и увольнении с нее, повышениях и понижениях, переводах и перемещениях. Записи в этой графе производятся со ссылками на трудовое законодательство. В графу 4 необходимо вносить наименование и реквизиты документа, на основании которого сделана запись.

В раздел «Сведения о вознаграждениях» вносятся данные о полученных работником за период действия трудового договора с работодателем государственных наградах и почетных званиях. Правила заполнения трудовых книжек и порядок внесения записей для этого раздела установлены точно такие же, как и для раздела «Сведения о работе», только в этом случае в графе 3 следует указать, кем и за что был награжден работник, тип награды и поощрения.

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» вносится полное и сокращенное (при наличии) наименование компании, ставится печать предприятия. Записи о приеме на работу присваивается очередной порядковый номер.

Обратите внимание! В графе «Сведения о работе» не указываются ни порядковый номер, ни дата, когда сделана соответствующая запись. Правила заполнения трудовой книжки устанавливают, что порядковый номер вносится только в графу 1 и един для всей записи в трудовую книжку, а дата вносится в специально отведенную для нее графу 2.

Таким образом, под наименованием в следующей строке в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема на работу. В графе 3 запись нужно начинать с глагола: «Принят в…», «Избран в…», «Назначен в…», после которой следует наименование структурного подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывают наименование документа - основания и его реквизиты.

Правила заполнения трудовых книжек при увольнении

Основанием для внесения в трудовую книжку записи об увольнении является приказ работодателя. В графе 1 проставляется следующий порядковый номер в соответствии со сквозной нумерацией, установленной правилами заполнения трудовых книжек. В графе 2 дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. При заполнении графы 3 допускается использование формулировок: «Уволен…», «Действие трудового договора прекращено…», «Трудовой договор расторгнут…», при этом основание увольнения должно быть сформулировано в точном соответствии положениям Трудового кодекса. В графе 4 после слова «Приказ» нужно указать его реквизиты.

Помните:

Если делается запись об увольнении, это означает, что сотрудничество работника и данного работодателя прекращается. Поэтому после записи об увольнении должна стоять подпись сотрудника отдела кадров с расшифровкой, заверенная печатью предприятия. Подтверждением согласия с внесенными записями и получения трудовой книжки служит подпись и расшифровка подписи, сделанная владельцем этого документа.

Вложенные файлы

Трудовая книжка (бланк).xls
Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на работу (образец).doc

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Летопись российского персонального трудового документа в видео :

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

1 Трудовой Кодекс РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления. 2 В Кодексе об административных правонарушениях РФ описаны нормы, определяющие уровень ответственности работодателя за несоблюдение правил ведения, оформления, хранения трудовых документов. 3 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» . Документ содержит образец трудового документа и вкладыша. Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов. 4 Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» . Документ содержит строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей к ним) и алгоритм исправления допущенных ошибок.

Как правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: .

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в .

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано .

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

Требования	Правила заполнения	Примечания
Порядковый номер	Собственный порядковый номер присваивается каждой записи
Даты	Записи всех дат делают только арабскими цифрами по следующему формату: ХХ - число, ХХ - месяц, ХХХХ - год	Например, при указании в документе даты 9 апреля 2017 года, запись должна выглядеть так: 09.04.2017
Цвет чернил	Записи вносятся при помощи перьевой, шариковой, гелевой авторучки с использованием световодостойких чернил, пасты, геля	Чернила должны быть фиолетового, черного либо синего цвета
Сокращения	Сокращения в персональных трудовых документах использовать нельзя. Записи следует вносить аккуратно, корректно и полностью
Язык	Записи в персональных трудовых документах следует вести на русском языке	В республиках РФ в 2016-2017 по правилам заполнения трудовых книжек для внесения записей может быть использован язык республики, если он установлен официально
Соответствие записи приказу	Нижеперечисленные сведения вносятся в персональные трудовые документы в строгом соответствии с приказами руководителя: о приеме на работу, об увольнении, о переводе при смене должности либо места работы, об изменении квалификации специалиста, о поощрении, награждении	Указываются номера и даты соответствующих приказов
Сроки внесения	В трудовую книжку сотрудника, работающего более, чем пять дней в организации, уполномоченным лицом должны быть своевременно внесены все необходимы записи. Если человек только начинает свою трудовую деятельность, и трудовая книжка ему оформляется впервые, сделать это нужно не позднее, чем в течение семи дней с момента начала трудовых отношений. Сведения при увольнении работника вносятся непосредственно в день увольнения	При условии, что это для него основное место работы, и отношения оформлены по трудовому договору
Состав сведений	личные сведения, вид выполняемой сотрудником работы, перевод, увольнение, причина увольнения, информация о поощрениях, вознаграждениях
Ознакомление работников организации с записями	1. Сотрудники должны обязательно быть ознакомлены с внесенными в персональные трудовые книжки записями. После ознакомления с записями, сотрудник ставит подпись в личной карточке, где дублируются записи трудовой книжки 2. После того как отношения в рамках трудового договора завершены, записи, внесенные в ТК, заверяются. Далее ставится подпись руководителя, подпись сотрудника и печать организации 3. После заполнения титула сотрудник расписывается, тем самым подтверждая корректность внесённых сведений. Роспись ставится также на титуле вкладыша и дубликата

Ответственные за ведение ТК

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения ТК уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться?

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где размещаются в специальных лотках или ящиках ТК сотрудников.

Сведения о принятых, выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним . Это журнал оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров.

Оформление титульного листа

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
В первой графе ставится порядковый номер записи.
Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации , то сведения о переводе вносятся в ТК так:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

поставьте номер записи в первой графе;
во второй графе укажите дату перевода;
в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

В документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, .

Индивидуальный предприниматель (ИП) - это юридическое лицо или физическое? Разъясняем .

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: .

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
В первой графе поставьте номер записи.
Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

Ошибки

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

1. Как внести исправления в сведениях о работе
2. Как внести исправления на титульном листе
ТК

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

Запишите номер записи в 1-й графе.
Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
Внесите новую запись в 3-ю графу.
Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию?

Уполномоченное лицо снимет копии со всех страниц документа, имеющих записи.

На листах-копиях ставится печать, записывается текущая дата и резолюция «копия верна». Копия подписывается инспектором отдела кадров.

На копии необходимо сделать отметку в том, что человек является сотрудником организации по настоящий момент .

Дубликат

Дубликат - это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

Как получить дубликат

Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
Сведения о деятельности работника в этой организации.
Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

Вкладыш

Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам - это основа процветания и успеха бизнеса.