Основная деятельность предприятия зависит, в первую очередь, от финансового планирования. Во многом от него также зависит такой аспект как реализация проекта на основе инвестиций, включающего в себя такие статьи как замена оборудования, приобретение новой, более современной техники и т.д.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим .

Расходы и доходы предприятия, в особенности, если они привязаны к срокам исполнения, — это очень большой объем информации и данных. Именно поэтому рассчитывать критерии становится все труднее, тем более, что делать этот нужно по каждой стратегии. Вот тут руководителям компаний и приходит на помощь автоматизация финансового планирования .

Актуальность внедрения системы финансового планирования

Многие компании пытаются автоматизировать систему финансов и их планирования, используя при этом разные способы. Но, несмотря на то, что 21 век – это век инноваций и технологий, большое число компаний использует для этого электронные таблицы Excel. Работать с ними умеет практически каждый бухгалтер или иное ответственное лицо. Приобрести лицензию на такую программу также труда не составит и больших затрат не потребует. Конечно, в то время, как электронные таблицы только появились, они заметно облегчили деятельность персонала, тем самым сделав первый шаг к такому процессу как и финансового планирования. Однако сегодня применение такого программного инструмента не дает нужного эффекта.

Если говорить о реальном проекте, то здесь поток инвестиционных средств нельзя назвать ординарным. Иными словами, средства от инвестиций не должны быть затрачены на начальном этапе проекта, а целесообразно распределены на все время реализации. Для того чтобы выявить те ключевые моменты, когда необходимо осуществлять инвестирование, создано сетевое планирование, которое может предложить несколько вариантов решения проблемы. А чтобы осуществить такое планирование, ответственное лицо должно иметь определенный программный инструмент, который и поможет ему вычислить те места проекта, где инвестиции наиболее необходимы.

По мере того, как проект растет и развивается, появляется необходимость постоянно осуществлять контроль над разницей между теми показателями, которые были запланированы, и теми, которые есть фактически. Такое сравнение неразрывно связано с обработкой большого количества данных и информации. Кроме того, информация о доходах, расходах и иной финансовой деятельности предприятия постоянно накапливается, следовательно, ее тоже необходимо анализировать и учитывать.

Если компания уже автоматизировала систему бухгалтерского учета, то теперь она может приступить к созданию единой системы, которая будет накапливать и хранить информацию. Это не только будет способствовать ее достоверности, но и значительно уменьшит расходы на обработку данных, касающихся финансовой деятельности компании. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что разрабатывать проект и осуществлять его наиболее выгодным и эффективным способом необходимо при помощи специальной системы автоматизации финансовых процессов.

Программы

Автоматизация финансового планирования — процесс не простой, без такой возможности руководство компании не сможет принимать по настоящему верные решения.

В случае если автоматизация финансового планирования осуществляется с помощью электронных таблиц, о которых говорилось ранее, то планирование нельзя будет вести как единую систему. Это объясняется тем, что и таблицы Excel, и базы Access разрабатывались без учета современных программных систем, а также предназначены для пользователей, не имеющих специальных навыков в программировании. Поэтому планирование потребует вмешательства человека. Оперативность анализа, таким образом, будет значительно снижена. Всё это говорит о том, что такие программные инструменты не подходят для управления современными базами данных.

Вариантов программ для автоматизации финансового планирования много. Одним из лидеров в этой сфере является программное обеспечение на базе 1С «1C». Основные преимущества этой программы:

• возможность осуществлять финансовое планирование в разных валютах одновременно;
• автоматическое проведение операции дисконтирования;
• соответствие заданиям таких планов как маркетинговый, производственный и инвестиционный;
• возможность формировать любые бюджеты;
• облегчение процесса оптимизации финансового плана благодаря функции «подбор финансирования»;
• возможность создавать отчетные документы в виде графиков, таблиц и диаграмм и т.д.

АДАПТИРУЕМЫЕ ПРИКЛАДНЫЕ СИСТЕМЫ

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОИЗВОДСТВА

Краткое описание

1. Назначение системы

Система представляет собой комплекс связанных подсистем и задач для планирования производства во взаимодействии с внешними системами, такими как «Учет производства», «Бухгалтерский учет», «Нормирование ресурсов», «Ценообразование», «Управление качеством продукции», «Материально-техническое обеспечение» и др. (АПС по каждой из названных подсистем имеет апробированные разработки).

Конечная цель системы, заключающаяся в комплексном планировании производства для основных и вспомогательных цехов, агрегатов последующего передела, а также обеспечения ресурсами, достигается реализацией следующих основных функциональных блоков:

¨ модель нормативно - справочной информации;

¨ планирование себестоимости продукции;

¨ объемное планирование производства;

¨ определение потребности в ресурсах и их стоимости;

§ автоматическое кодирование сущностей уникальными кодами;

§ формирование документов;

§ сервисные функции.

2.3 Планирование себестоимости продукции

Подсистема планирования себестоимости продукции предназначена для расчетов себестоимости продукции основных и вспомогательных цехов в их взаимосвязи.

Приемлемо точный расчет себестоимости по каждой позиции заказа в их совокупности практически невозможен. Поэтому в системе используется ступенчатый подход, когда себестоимость для завода/комбината в целом рассчитывается в рационально сжатой номенклатуре, а при расчете себестоимости позиций заказов пересчитываются только прямые расходы.

В подсистеме предусматривается возможность задания норм расхода ресурсов в общих объемах или в удельных объемах на единицу продукции. Распределение непрямых расходов может осуществляться по произвольным научно, экономически и технически обоснованным формулам. Подсистема может быть настроена на любую методику планирования себестоимости продукции.

Функции подсистемы:

§ выбор фундаментальной группировки продукции (калькулируемых групп);

§ ввод и корректировка методических данных (константы, базовые параметры - аргументы распределения, статьи себестоимости, формулы расчетов, выходные показатели и формы выдачи документов и др.);

§ ввод и корректировка данных для планирования (цены на продукцию и ресурсы, предварительные объемы производства, условно-постоянные расходы по объектам, суммарные и удельные расходы ресурсов, значения аргументах формул распределения ресурсов);

§ генерация цеховых систем планирования себестоимости (как правило, вспомогательных цехов);

§ собственно планирование себестоимости продукции (функция может реализоваться итеративно, совместно с объемным планированием производства);

§ формирование документов;

§ сервисные функции.

* Функции подсистемы по подготовке информации должны или могут осуществляться на различных рабочих местах в цехах и отделах.

2.4 Объемное планирование производства

Подсистема объемного планирования производства предназначена для расчета плана производства в заданной номенклатуре продукции по цехам с учетом маршрутов, производственных мощностей, длительности плановых простоев и ремонтов, ограничений на используемые ресурсы, наличия привозной заготовки, выпуска побочной продукции.

Задача решается классическим симплекс-методом по специальной программе, обеспечивающей достаточную скорость для расчета производственной программы одновременно для всего предприятия.

В зависимости от управленческой задачи степень детализации объемного планирования может быть различна. Например, при планировании на предстоящий год, когда портфель заказов неизвестен, достаточно рассчитать план в весьма сжатой номенклатуре.

В реальности существует большое количество условий и ограничений, которые невозможно формализовать. В подсистеме эта проблема решается путем добавления возможностей ввода различных дополнительных ограничений, наложением «штрафов» на маршруты и других приемов в сочетании с высокой скоростью просчета одного варианта плана, для возможности выбора наилучшего варианта среди подобных.

Объемный план производства является основой для определения потребности в ресурсах, размещения в плане конкретных позиций заказов и решения других задач планирования. В частности плановые объемы производства по калькулируемым группам используются в подсистеме планирования себестоимости продукции.

Функции подсистемы:

§ анализ подготовленного перечня заказов, их классификация с расчетом объемов в группах, средневзвешенных цен и себестоимости, производительности и других параметров;

§ выбор СТП, маршрутов производства, технологических карт;

§ проверка правильности ввода заказов: автоматическая и ручная корректировка;

§ ввод и запрос и корректировка данных смежных подсистем (ограничения, производительность, ремонты, простои, расходные коэффициенты, связи и маршруты, запасы ресурсов, незавершенное производство, наличие привозной заготовки);

§ выбор перечня контролируемых ресурсов и назначение ограничений по их расходу;

§ формирование оптимизационной матрицы и расчет оптимального плана в сжатой и расширенной номенклатуре продукции (степень сжатия номенклатуры произвольна и зависит от целей планирования, для годового планирования с неизвестным портфелем заказов степень сжатия максимальна);

§ формирование позаказного объемного плана;

§ генерация отчетных форм просмотра и печати;

§ дополнительные функции по оптимизации баланса кокса, железорудного сырья и ферросплавов;

§ формирование документов;

§ сервисные функции.

2.5 Потребность в ресурсах на производство

Подсистема предназначена для расчета объемов материального и денежного обеспечения на план производства планируемого периода. В расчетах используются нормы расходов на производство продукции и объемы производства продукции в расширенной ее номенклатуре. Одноименные ресурсы различных цехов объединяются в соответствующие группы и результаты выдаются по каждой контролируемой группе по цехам и заводу/комбинату в целом в натуральном и стоимостном выражении. В подсистеме определяются объемы отгрузки продукции по заказчикам, видам транспорта, дорогам и станциям назначения.

Функции подсистемы

§ формирование перечня контролируемых ресурсов и объединения их в группы;

§ расчет потребности в ресурсах в натуральном и стоимостном выражении;

§ формирование заявок управлению материально технического обеспечения на пополнение запасов (при наличии системы МТС, имеющей данные о нормах запасов, наличии сырья и материалов на складах и др.);

§ определение потребностей в транспорте для отгрузки продукции по видам транспорта, количеству вагонов по дорогам и станциям назначения;

§ формирование документов;

§ сервисные функции.

2.6 Календарное планирование

Подсистема предназначена для составления планов-графиков принятого плана производства в календарной последовательности по кампаниям /монтажным партиям, маркопрофилям, плавкам сталеплавильных цехов на произвольный период.

Основная цель календарного планирования - выдача информации для подготовки производства на планируемый период. Из общего перечня необходимых ресурсов может быть выбран список контролируемых ресурсов (недостаточные запасы, поставка к определенному времени и др.), для которых рассчитывается календарная потребность.

Для обеспечения плана отгрузки продукции формируется календарная потребность в транспорте по видам, количеству единиц, направлениям, дорогам и станциям назначения.

В календарном планировании прогнозы и заказы на конечную продукцию согласно установленным маршрутам через расходные коэффициенты отображаются на все стадии производства (например, заказ на холоднокатаный лист для конвертерного цеха превратится в заказ на соответствующее количество слябов и определенный объем жидкой стали). Здесь будет учтено незавершенное производство на начало периода и рассчитано на его конец; заказы, сгруппированные по маркопрофилям, представленные кампаниями и монтажными партиями будут расписаны по суткам и часам, также как и конкретные плавки в сталеплавильных цехах.

При планировании учитываются плановые производственные ситуации и ограничения, влияющие на возможности агрегатов.

Функции подсистемы:

§ получение, ввод и корректировка информации (завершение предыдущего периода определение незавершенного производства, сохранения данных и др.);

§ работа с заказами (коррекция, исключение и добавление);

§ отображение заказов конечных цехов по производственной цепочке в обратной технологической последовательности по расходным коэффициентам и выходу побочной продукции;

§ группировка заказов и составление кампаний и монтажных партий;

§ расчет планов-графиков для связанных производств и ручной их коррекции по критериям ритмичности производства, сокращения складских запасов, разгрузки узких мест и др.;

§ расчет календарной потребности в контролируемых ресурсах;

§ расчет календарной потребности в средствах транспорта для отгрузки продукции по видам транспорта, количеству единиц, направлениям, дорогам и станциям назначения;

§ формирование документов по цехам и участкам, в т. ч. поплавочных, сортаментных и позаказных графов;

§ сервисные функции.

2.7 Оперативное планирование

Подсистема предназначена для коррекции планов-графиков календарного плана на произвольный период (подразумевается несколько дней), а также для слежения и контроля за выполнением производственной программы.

Подсистема имеет общую системную часть с подсистемой календарного планирования и по существу является развитием последней в направлении контрольно-аналитических и регулирующих функций.

Главное отличие оперативного планирования от календарного заключается в учете производства по маркопрофилям и собственно заказам, текущего незавершенного производства, отгрузки продукции, а также сложившейся производственной ситуации на момент планирования (как правило, ежедневно). В связи с этим алгоритмы и критерии оптимальности для календарного и оперативного планирования различны.

Оперативное планирование в каждом цехе может быть дополнено системой диспетчеризации работы цеха (динамическое планирование в реальном масштабе времени).

Функции подсистемы

§ учет и контроль выполнения плана-графика (автоматизировано при наличии подсистем «учет производства и отгрузки продукции» или «слежение за производством»),

§ коррекция плана графика (объем заказов, позиции заказов, очередность кампаний, объем кампаний, очередность маркопрофилей, очередность ремонтов, замены: марок, сортамента). обработка внеплановых ситуаций (аварии, недостаток металла, недостаток ресурсов, ограничения по транспорту и других, описанных в справочнике ситуаций);

§ расчет оперативного плана- графика производства по маркопрофилям и заказам;

§ формирование оперативных единичных изменений в графике;

§ формирование оперативного плана - графика отгрузки продукции;

§ расчет потребности в транспорте по видам и количеству единиц;

§ сервисные функции.

Подсистема оперативного планирования может быть дополнена подсистемой диспетчеризации работы цеха в реальном масштабе времени.

2.8 Планирование работы агрегатов

Подсистема планирования работы агрегатов предназначена для составления объемных, календарных и оперативных планов для дополнительных переделов, таких как термообработка, травление, нанесение покрытий и т. п. Составление планов осуществляется для каждого агрегата или линии в отдельности разделением планового производства металла основными агрегатами на монтажные партии в их рациональном объеме и планирования обработки этих партий в последовательности близкой к последовательности производства.

Функции подсистемы:

§ выбор агрегатов для планирования;

§ собственно планирование работы агрегатов;

§ ручная коррекция планов;

§ формирование документов по цехам и участкам;

§ сервисные функции.

3. Другие, связанные с планированием производства подсистемы

АПС имеет опыт разработки: апробированные модели или проектные материалы по другим системам и задачам, тесно связанным с планированием производства. АПС может принять участие в разработке или модернизации ряда систем, подсистем и задач.

3.1 Подсистема прогнозирования

Подсистема прогнозирования предназначена для определения аргументов планирования таких как цены на ресурсы и продукцию, курсы валют , уровень условно-постоянных расходов, коэффициенты использования оборудования, объемы заказов и других данных, дрейфующих во времени.

3.2 Подсистема нормирования

Подсистема нормирования предназначена для определения норм расхода ресурсов, в т. ч. металла на прокат, технических норм (производительность, нормы текущих простоев и др.) в единой методологической среде.

3.3 Подсистема планирования результатов производственно - хозяйственной

деятельности, бизнес-плана, бюджета и планового баланса предприятия

Подсистема предназначена для формирования бизнес-плана, бюджета комбината на планируемый период, а также планового его баланса по активу и пассиву бухгалтерского плана счетов. Планирование производится на основе интеграции данных других подсистем планирования, а также путем оптимизации предложений и запросов различных служб комбината по унифицированной методике.

3.4 Подсистема учета затрат и анализа себестоимости продукции

Подсистема предназначена для учета затрат в рамках существующей системы учета производства и анализа себестоимости продукции с интеграцией с подсистемой планирования себестоимости.

3.5 Система управления качеством продукции

Система предназначена для управления качеством продукции в соответствие со стандартами серии ИСО 9000.

3.6 Задача фактического баланса металла

Задача в системе учета производства предназначена для слежения за выбранной совокупностью выплавленной стали (конкретная плавка, совокупность плавок по дате и марке и др.) по всем маршрутам ее движения (отправлено, принято, отходы и брак, годное, незарегистрированные потери или избыток).

Глобальная задача автоматизации - повышение эффективности компании: повышение внутренней управляемости, гибкости и устойчивости к внешним воздействиям за счет предоставления оперативной информации о состоянии предприятия высшему менеджменту.

Цель автоматизации - оперативное обеспечение нормативно-справочной информацией о составе и нормативах изделий производственного и экономического комплексов за счет сокращение трудоемкости внесения и обработки информации на всех этапах конструкторско-технологической подготовки производства.

Путь автоматизации - создание комплексной автоматизированной системы управления (КАСУ).

Учитывая, что внедрение КАСУ - наиболее эффективный способ повышения производительности и качества всего производства, руководство созданием КАСУ осуществляет генеральный директор завода.

Организует внедрение и поддержание КАСУ директор по ИТ.

Ответственность за автоматизацию бизнес-процессов несут руководители подразделений в части их касающейся.

Принцип работы КАСУ : информация заносится в систему один раз и только! в месте ее возникновения. Остальные сотрудники используют ее при выполнении функциональных обязанностей.

1. Основа КАСУ - система управления данными о продукции 1С:PDM (PDM система - Product Data Management) - управление данными об изделиях, выпускаемых на предприятии, т.е. источник нормативно-справочной информации (НСИ) о том:

• Что делать;
• Из чего делать;
• На чем делать;
• Кому делать;
• Какие трудовые ресурсы необходимы.

Информация, собранная в PDM-системе обеспечивает функционирование всех структур и бизнес-процессов предприятия, является основой для планирования постройки корабля и материально-технического обеспечения.

Поэтому информацию в PDM систему должны заносить проектировщики, конструкторы, технологи и нормировщики.

Без решения задачи автоматизации конструкторско-технологической подготовки производства автоматизация всех остальных участков бессмысленна!

При этом использование PDM уменьшает трудоемкость операций самих технологов и нормировщиков в десятки раз.

Процесс проектирования сложен и состоит из множества стадий.

Программные средства в настоящее время играют в нем важную роль, но пока еще не главную. Все--таки проектированием занимаются люди.

Поэтому, PDM -система нужна и для организации совместного проектирования в трехмерном режиме, поскольку позволяет:

• всем видеть все;
• не потерять контроль над файловой системой, устраняя иерархию на уровне файлов и перенося ее на уровень состава изделия;
• осуществить распределение прав.

2. Повышение производительности труда проектировщиков и конструкторов достигается внедрением систем автоматизированного проектирования (САПР) на основе 3-х мерного моделирования. Наглядность 3D моделей влечет за собой повышение качества труда технологов и сборщиков, уменьшения ошибок при оформлении чертежей, автоматическое формирование спецификации.

3. Уменьшение трудоемкости заполнения НСИ в PDM-системе достигается электронным обменом структурой изделия между системами автоматизированного проектирования и PDM .

Автоматическая загрузка состава изделия, т.е. создание электронной структуры продукции, увеличивает скорость (в сотни раз) и достоверность (до 100%) внесения информации.

4. Наличие древовидной структуры продукции в PDM системе позволяет использовать методологию объемно-календарного планирования с визуализацией информации .

Использование ERP и MES (Manufacturing Enterprise Solutions — корпоративные системы управления производством) систем на базе 1С:Предприятие , когда задачи объемно-календарного планирования и выполнения экономических расчетов решаются на уровне ERP системы, а задачи пооперационной оптимизации и управления на MES - уровне

5. Графики объемно-календарного планирования с обозначенными потребными ресурсами позволяют осуществить:

Планирования потребности в материальных ресурсах;

Планирование производственных ресурсов;

Планирование финансовых ресурсов;

Планирование производства;

Актуализация данных планирования путем:

• Учета материальных и нематериальных активов предприятия;
• Учета производственных, общепроизводственных и общехозяйственных издержек;

Ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета.

При выборе системы ERP необходимо руководствоваться следующими принципами:

Имеются ли успешные внедрения системы в машиностроительной отрасли?

Ни одна из существующих систем в прямую не подходит для предприятия;

Имеет ли система возможность адаптироваться под требования предприятия?

Имеются ли на рынке ресурсы для адаптации системы?

Какие затраты необходимы для доработки системы под наши требования?

Система программ на платформе «1С:Предприятие 8» в наибольшей степени отвечает всем перечисленным требованиям.

Затраты на внедрение программы будут значительными, но в любом случае меньше чем любой другой. «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) с существенными доработками (или использованием дополнительных блоков, специально для этого разработанными, например «1С:БИТ-Финанс», «Пооперационный оперативный учет в производстве» и т.д.) способно обеспечить решение задач посменного планирования, бюджетирования и казначейства, управленческого учета и производственного планирования.

6. Внедрение системы электронного документооборота должно заменить бумажный документооборот, высвободив 15% рабочего времени на разработку документов, их согласование, утверждение, доведение до исполнителей и контроля выполнения.

7. Инфраструктура, обеспечивающая создание КАСУ

Технические средства ИТ должны способствовать повышению производительности труда и удовлетворять функциональным требованиям рабочих мест.

Оборудование - компьютеры, серверы, сетевое оборудование, принтеры должны приобретаться с перспективой развития и под самое современное ПО.

Серверы баз данных - высокопроизводительные, с большим объемом памяти, с зеркальным резервированием.

Для повышения производительности программно-аппаратных комплексов внедрять перспективные технологии:

• Терминальные серверы;
• «Тонкий клиент»;
• WEB - клиент;
• «Облачные технологии».

Служба технической поддержки ИТ должна иметьинструменты оперативного оповещения о возникших проблемах пользователей, назначения исполнителей, контроля исполнения в виде программного обеспечения класса ITIL (Information Technology Infrastructure Library - библиотека наиболее эффективных методов организации и управления) и удаленного доступа к рабочим станциям.

8. Организационные вопросы

Внедрение автоматизированных систем неизбежно влечет за собой изменение бизнес-процессов, технологий учета и отчетности.

Поэтому: организует и руководит автоматизацией бизнес-процессов - руководитель подразделения.

Реализация этого положения предполагает включение в функциональные обязанности руководителей всех уровней требования: «Руководитель отвечает за снижение трудоемкости и повышение эффективности бизнес-процессов».

Сотрудники ИТ, аутсорсинга - только консультанты и проводники новых технологий, технические исполнители.

Необходимо предусмотреть мотивацию: материальное и моральное (награждение грамотами, освещение в местных СМИ) поощрение участников процесса автоматизации за увеличение показателей,

При планировании работ по внедрению программных комплексов необходимо опираться на накопленный опыт консалтинговых и внедренческих компаний, разумно сочетая использование внутренних и привлеченных ресурсов. Помнить, что «натуральное хозяйство» является отсталым способом ведения деятельности и не экономит, как кажется на первый взгляд, ресурсы. Более того, процесс внедрения программ из проекта превращается в вяло текущую нескончаемую деятельность.

Аутсорсинг целесообразно использовать на этапе стратегического планирования работ по автоматизации и на сложных участках автоматизации: бюджетирование, планирование производственной деятельности, автоматизации расчета себестоимости и т.д.

9. Кадровая политика.

Учитывая интенсивное развитие отрасли ИТ и, в связи с этим, огромную нехватку специалистов:

На рынке труда присутствуют только «сырые», т.е. не владеющие технологиями данного предприятия специалисты. Для того чтобы такой специалист стал полноценным нужны многие месяцы работы на данном предприятии, обучения и наставничества, а это - реальные потери темпа и качества развития ИТ и реальные затраты.

Значительная часть ИТ-специалистов на рынке труда является неспособной к качественному самостоятельному проектированию, модернизации и развитию серьезных информационных подсистем, а иногда даже и к их качественному сопровождению.

Кадровая политика должна строиться на принципах:

• Подбора сертифицированных специалистов (обучение и сертификация налажена у всех мировых брендов - Microsoft, Oracl, 1C).
• Сохранения кадрового потенциала.
• Эффективного стимулирование.
• Совершенствования профессионального уровня.
• Специализации.
• Взаимозаменяемости кадров.
• Формирования команды единомышленников.

Сохранение и взращивание кадрового потенциала ИТ-подразделений является одной из важнейших задач кадровой работы на предприятии. При этом затраты на удержание указанных специалистов будут, в любом случае, многократно меньшими, чем потери бизнеса от снижения темпов и качества развития информационных технологий при их замене. Однако, одной лишь зарплатой, регулировать эти процессы было бы ошибочным.

10. Планирование автоматизации деятельности предприятия

Планирование создания КАСУ должно вестись на основании принятой концепции и должно предусматривать:

• Определение автоматизируемых бизнес-процессов;
• Сроков реализации проектов;
• Определение ответственных за реализацию проектов;
• Определение потребных человеческих собственных и привлекаемых ресурсов;
• Развитие инфраструктуры (аппаратное, сетевое, программное и сервисное обеспечение);
• Финансирование всех этапов плана.

11. Финансовое обеспечение

Финансирование проектов внедрения КАСУ должно вестись на достаточном уровне для выполнения поставленных задач в строго определенные сроки.

Финансовое обеспечение должно предусматривать:

Закупку лицензий на программное обеспечение;

Модернизацию аппаратной части комплекса;

Затраты на консультационное обслуживание;

Материальное поощрение участников процесса внедрения.

Только при этом условии можно ожидать экономического эффекта от внедрения КАСУ.

11. Экономическая эффективность создания КАСУ

С экономической точки зрения рассмотрение ИТ-проекта в качестве инвестиционного означает необходимость экономического обоснования требуемых затрат и оценки эффективности предполагаемых инвестиций. Ведь развитие ИТ-технологий в коммерческой организации должно быть направлено на улучшение бизнеса, т.е. извлечение коммерческой выгоды. Если удается оценить эффективность инвестиций в ИТ в соответствии с общепризнанными критериями и показателями (ROI, NPV, IRR, BP), ИТ-департамент перестает быть просто "просителем" средств, а превращается в инициатора эффективного инвестиционного проекта, конкурирующего на равных с иными инвестиционными предложениями по развитию бизнеса.

Сложность заключается в том, что информационные технологии - это «посредники». Действительно, информационные технологии не непосредственно, а опосредовано, через бизнес-технологии, воздействуют на конечные финансово-экономические результаты деятельности компании.

Задача информационных технологий - поддержка и ускорение реализации бизнес-процессов предприятия.

Значит, информационные технологии сами по себе не улучшают положение организации на рынке, не сокращают материалоемкость конечной продукции и т.д., а вооружают управленческий персонал новым оружием - технологиями, а эффективность их использования напрямую зависит от того, насколько хорошо налажен мост от возможностей ИТ-технологий к бизнес-возможностям конкретной организации.

Однако некоторые технологии (CAD, PDM, СЭД) непосредственно участвуют в технологическом процессе (проектировании и конструировании, разработке и описании технологий, документообороте) и инвестиции в них легко оцениваются на основе сокращения трудозатрат процессов.

Планирование деятельности предприятия – это выбор лучшего варианта развития компании на основании прогнозов экономического состояния страны, отрасли и непосредственно самой фирмы. Как правило, деятельность организации включает в себя большое количество задач, разработать которые без применения технических элементов анализа, невозможно. Автоматизация генерального производственного планирования – это использование в работе предприятия IT-продуктов, которые смогут не только упорядочить корпоративные цели, но и создадут новые стратегии работы. Программное обеспечение способствует увеличению эффективности всех подразделений в качестве обширного производственного комплекса и отдельных бизнес-единиц.

Модули автоматизированной системы планирования

Автоматизированная система планирования (или АСП) – это совокупность различных математических составляющих, индивидуальных программных решений, универсальных технологических систем и рационального использования ресурсов (в т. ч. персонала), направленных на эффективное управление фирмой. При этом возможен полный или частичный перевод всех бизнес-процессов компании под контроль информационного комплекса.

АСП предназначена обеспечивать:

• автоматический выбор приоритетных целей;
• определение вектора развития;
• разработку стратегий достижения этих целей.

Выбор стратегических целей развития

Деятельность любого предприятия направлена на получение максимальной прибыли в календарный период при условии минимальных затрат. Об этом говорилось в статье про планирование малого предприятия.

Основные цели компании

• рыночные:
  • захват большей доли рынка;
  • увеличение объема продаж;
  • изменение генеральной продуктовой политики;
  • поиск новых актуальных маршрутов сбыта и т. д.;
• производственные:
  • расширение ассортимента товара (или услуг);
  • использование более современного автотранспорта;
  • изменение объема производства;
  • улучшение потребительского качества продукции и снижение конструкторского брака;
  • оперативно-календарное планирование;
• финансово-экономические:
  • увеличение прибыли компании;
  • минимизация трат при закупках;
  • повышение рентабельности производства;
  • прирост капитала и собственности;
• социальные:
  • увеличение зарплаты сотрудников;
  • гарантии страхования работников;
  • покрытие при необходимости частичных транспортных и прочих расходов перспективных специалистов;
  • подготовка руководящего резерва за счет внутренних учебных центров.

Определение курсовых критериев развития

В зависимости от миссии предприятия планируются промежуточные цели развития. Для каждой из них характерна своя структура требуемых ресурсов и условий выполнения. При составлении общего плана необходимо уделить внимание всем нюансам производства и прописать необходимые критерии выполнения каждой задачи в отдельности.

Формирование стратегии

После определения миссии и промежуточных целей начинается этап стратегической разработки. Стратегия – это последовательность действий для перехода компании из существующего положения в желаемое. Одну и ту же задачу можно решить разными способами. Организация должна разработать несколько стратегий по развитию и выбрать из них наиболее выгодный план.

Современные методы автоматизации

При автоматизации предприятия необходимо ориентироваться не на теоретические «библиотечные» выкладки и номенклатурную структуру компании, а на реальные бизнес-процессы, приносящие действительную прибыль, т. е. применять процессный, а не структурный подход.

Существует масса методов для автоматизации, но в условиях существующей экономической ситуации в России есть смысл остановиться на следующих способах:

• облачные технологии дают возможность предприятию не тратиться на содержание сервера и ремонт технологического оборудования (для малого бизнеса невыгодно индивидуальное финансирование крупной структуры ради нескольких операций);
• использование инструментария Big Data (позволяет структурировать большие объемы информации на всех этапах деятельности):
  • визуализация анализируемых элементов;
  • Data Mining (нахождение в уже известных данных нетипичных интерпретаций);
  • краудсорсинг (интеллектуально-творческий аутсорсинг);
  • интеграция данных (ускоряет взаимодействие между подразделениями);
  • статистический и пространственный анализ;
  • аналитика возможных прогнозов;
  • имитационное моделирование;
  • искусственные нейронные сети (к примеру, распознавание по звукам и образам) и т. д.;
• внедрение технологий real-time – т. е. информационная обработка в условиях реального времени и моментальное программирование нового плана действий в измененной ситуации;
• автоматизация системы маркетингового планирования (внедрение CRM, BI-system и т. д.) позволяет:
  • более полно определить цель деятельности предприятия;
  • выявить всех целевых клиентов;
  • сформулировать уникальное рыночное предложение;
  • разработать имидж фирмы и центр (базис) позиционирования;
  • выбрать наиболее эффективное маркетинговое оружие;
  • максимально точно рассчитать бюджет с учетом незапланированных расходов;
• технологии М2М, которые предполагают минимальное использование человеческих ресурсов и полную автоматизацию производственных процессов.

Функциональное программное обеспечение для целевого планирования

Автоматизация планирования всех работ на предприятии предполагает использования специального программного обеспечения. Для тех или иных действий требуется свое IT-решение, поэтому перед внедрением технологичных комплексов надо дифференцировать бизнес-процессы по их ключевым характеристикам, а также значимости для всей деятельности фирмы. Такой подход позволит интегрировать при необходимости лишь часть процессинга.

Сегодня эффективное управление проектами невозможно без использования современных программных средств, поскольку возрастают размеры проектов, частота их выполнения, объемы информации. Первые программы для управления проектами были разработаны почти сорок лет назад, в начале 60-х годов. В основу этих систем лежали алгоритмы сетевого планирования и расчета параметров проекта во времени по методу критического пути. Позже в системы добавлены возможности ресурсного и бюджетного планирования, средства контроля за ходом выполнения проекта. Особенно значительного развития они получили в 80-90-х годах прошлого века.

Автоматизированные системы управления проектами содержат следующие структурные элементы:

Средства для календарпо-сетевого планирования;

Средства для решения отдельных задач (разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т. д.);

Средства для упрощения и ограничения доступа к проектным данным;

Средства для организации коммуникаций;

Средства для интеграции с другими прикладными программами. Как правило, универсальные системы управления проектами, представленные на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают:

1) средства проектирования структуры работ проекта и планирование по методу критического пути:

Описание основных параметров проекта;

Установление логических связей между работами;

Многоуровневое представление проекта;

Поддержка календаря проекта;

2) средства планирования ресурсов и затрат:

Организационная структура исполнителей и структура расходов;

Ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат;

Назначение ресурсов и затрат по работам;

Поддержка календарей ресурсов;

Календарное планирование при ограниченных ресурсах;

3) средства контроля за ходом выполнения проекта:

Фиксация плановых параметров проекта в базе данных;

Ввод фактических показателей выполнения работ;

Ввод фактических объемов работ и использования ресурсов;

Сравнение плановых и фактических показателей, прогнозирование выполнения работ;

4)средства графического представления структуры проекта и создания различных отчетов по проекту:

Диаграмма Гантта (с электронной таблицей, которая позволяет отображать различную дополнительную информацию);

Сеточная диаграмма (РЕКТ-диаграмма);

Создание отчетов, необходимых для планирования и контроля проекта (отчеты о выполнении графика проекта, разнообразные отчеты по ресурсам и расходах и т. п);

5) средства организации групповой работы.

Использование автоматизированных систем управления проектами длительное время ограничивалось традиционными сферами (крупными строительными, инженерными, оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Но за последнее десятилетие ситуация в области использования программного обеспечения календарного планирования и управления проектами резко изменилась. Сегодня на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля проекта.

Западные обзоры программного обеспечения для управления проектами традиционно разделяют программы, представленные на рынке, на две категории: системы «высшего» класса (профессиональные системы), стоимость которых - более 1 тыс. долларов США, и более простые системы (для массового пользователя), которые стоят менее чем 1 тыс. долларов.

Развитие информационных технологий в последнее время практически свело на нет различия между разными программами по показателям их мощности (размерам проекта, что планируется по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы сравнения основных функций программ управления проектами, очень трудно найти существенные различия между ними, а обнаружить их в реализации отдельных функций удастся лишь при детальном изучении и тестировании программы. Основные различия проявляются при реализации функций ресурсного планирования и многие проектного планирования и контроля.

Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших потерь времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов (более простые системы) адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами это является основным видом деятельности, лишь время от времени им необходимо спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту. В этом случае важнейшим е простота использования и скорость получения результата.

Модель проекта в автоматизированных системах управления проектами

В автоматизированной системе модель управления проектом строится на основе трех элементов:

Структуры работ проекта;

Структуры ресурсов;

Матрицы назначения ресурсов на работы проекта.

Структура работ проекта - это перечень этапов и работ проекта в связи с их подчиненностью, взаимосвязями между работами, ориентировочной продолжительности выполнения работ По этим параметрам программа в автоматизированном режиме (самостоятельно) рассчитывает календарный график проекта, определяет даты начала и завершения отдельных работ и всего проекта, резервы времени.

Особенностью планирования в автоматизированной системе управления проектами является то, что мы обычно не привязываем работы к конкретным датам, а лишь определяем их структуру, взаимосвязь, продолжительность выполнения. Это позволяет системе использовать различные алгоритмы оптимизации проекта, отслеживать изменения календарной графика проекта во время его реализации.

Структура ресурсов проекта - это человеческие ресурсы, оборудование, материалы и средства. В электронных таблицах описываются их основные характеристики: стоимость, производительность, количество ресурсов. Для некоторых типов ресурсов в системах можно задавать календаре их использования.

Матрица назначений , содержащая сведения о том, какие ресурсы, какого типа и каким образом используются по каждой работе проекта. Система хранит данные о том, каких ресурсов, с какими свойствами и в каком количестве нуждаются в работе. После назначения ресурсов по работам проекта программа автоматически осуществляет перерасчет календарного плана с учетом ограничений по ресурсам.

В последнее время классические системы управления проектами дополняются продуктами, которые позволяют:

Добавить или улучшить отдельные функции управления проектами, например, анализ рисков, учет рабочего времени исполнителей, расчет расписания при ограниченных ресурсах;

Интегрировать системы управления проектами в корпоративные системы управления.

На сегодня в мире разработано несколько сотен систем, которые реализуют функции календарного планирования и контроля проектов. Но реально на отечественном и российском рынках представлены не более 10 программ, среди которых Microsoft Project, Open Plan Professional, Spider Project, Sure Trek Project Manager, Primavera Project Planner (P3), Time Line, CA Super Project, Project Scheduler, Turbo Project, Artemis Views. Рассмотрим самые распространенные системы управления проектами.

Microsoft Project

Microsoft Project - на сегодня наиболее распространенная в мире система управления проектами благодаря сочетанию простоты использования, дружественного интерфейса и самых необходимых инструментов для управления проектами, рассчитанных прежде всего на пользователей, которые не являются профессионалами в сфере управления проектами. Во многих западных компаниях Microsoft Project - это привычное дополнение к Microsoft Office даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ.

Microsoft Project - один из лидеров по возможностям объединения участников проекта средствами электронной почты или Интернет. При описании ресурса для каждого исполнителя может быть указан адрес его электронной почты. Тогда для распространения информации среди участников проекта достаточно выполнить командуТеам Assign, а для получения информации о состоянии работ - команду Team Status. Информация о работе проекта может храниться в формате NTML и печататься на внутреннем Web-сервере.

Среди преимуществ Microsoft Project - достаточно гибкие и удобные средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны из Report Gallery.

Кроме стандартных форматов файлов Microsoft Project: МРР и МРХ, пользователь может сохранять информацию по проекту в форматах ODBC, Excel, Access. Формат МРD (Microsoft Project Database) позволяет хранить все данные о проекте в структуре, доступной как с MS Project 98, так и с Ассеѕѕ 8.0.

Для быстрого включения в работу начинающих Microsoft Project предоставляет, кроме обычных средств помощи также возможность пошаговой разработки проекта (Create Your First Project) и интеллектуальной подсказки (Answer Wizard). Microsoft Project не русифицировано, поэтому для эффективного использования этих средств требуется знание английского языка, в частности терминологии управления проектами.

Основным недостатком Microsoft Project 98 является то, что этот пакет предоставляет минимальный набор средств для планирования и управления ресурсами. В Microsoft Project 98 в качестве ресурсов можно планировать только людей и оборудование.

Последней версией системы является Microsoft Project 2000. Из основных функций, связанных с планированием и контролем исполнения проекта, которые появились в новой версии, можно выделить такие:

Иерархические коды структур для работ и ресурсов;

Невозобновляемые ресурсы (материалы) как вид ресурсов;

Месяц как единица длительности работы;

Индивидуальные календари работ;

Графические индикаторы для наглядного представления «проблемных» задач;

Поля с возможностью расчета формул, определяемых пользователем;

Две шкалы времени (основная и дополнительная);

Возможность приблизительно определять период выполнения работы (с последующим уточнением);

Создание шаблонов проектов.

Особое внимание в новой версии было уделено организации обмена информацией в команде проекта. Новый продукт Microsoft Project Сentral позволяет осуществлять двухсторонний обмен данными между всеми участниками проекта, а также предоставления информации лицам, у которых не установлен Microsoft Project 2000.

Open Plan Professional

Open Plan Professional - это профессиональная система управления проектами, которая характеризуется, в частности, мощными средствами ресурсной и бюджетного планирования, позволяющие значительно облегчить нахождение наиболее эффективного распределения ресурсов и составления рабочего расписания их.

Интерфейс продукта - довольно оригинальный. Рабочее пространство представлено в виде нескольких рабочих столов, на которых размещены ярлыки стандартным объектам (файлы проектов, календарей, ресурсов, кодов, шаблонов) и ярлыки файлов. С открытием проекта открывается «записная книжка проекта» - набор рабочих столов с ярлыками к файлам, которые непосредственно касаются проекта.

Использование шаблона для проекта осуществляется простым перемещением нужного ярлыка на записную книжку проекта.